Preâmbulo
Esta Política de Privacidade ("Política") descreve como a Vaisys Desenvolvimento e Licenciamento de Programas de Computador Ltda., inscrita no CNPJ sob nº 21.956.517/0001-29, com sede na Rua João Cândido da Câmara, nº 560, Sala 3, Centro, Dourados/MS, CEP 79804-000 ("VaiSys"), trata dados pessoais no âmbito da plataforma VaiCoop.
Esta Política integra e complementa os Termos de Uso da VaiCoop. Os termos ali definidos (Plataforma, Tenant, Usuário, Cooperativa, Cooperado, Fornecedor, Administrador, Terminal POS, Transação, Fatura) têm aqui o mesmo significado. Em caso de dúvida sobre o funcionamento do serviço, prevalecem os Termos; sobre tratamento de dados pessoais, prevalece esta Política.
Todo o tratamento observa a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e as resoluções aplicáveis da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
1. Quem somos e como falar conosco
A plataforma VaiCoop — sistema SaaS de gestão de cooperativas, com módulos de gestão de cooperados, frota, fornecedores, transações, faturamento e terminais POS — é operada pela VaiSys.
Para qualquer assunto relativo a dados pessoais:
- E-mail: contato@vaisys.com.br
- Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO): Luis Guideti Pelegrini — ver Cláusula 16.
A VaiSys atua, conforme o caso, como Controladora ou como Operadora (ver Cláusula 3) — e essa distinção determina a quem cada solicitação deve ser dirigida.
2. A quem esta Política se aplica
Aplica-se a todos que têm dados tratados na plataforma, em qualquer interface — aplicativo mobile, painel web e terminal POS:
- Cooperativas e seus representantes/gestores;
- Cooperados associados a uma Cooperativa que usa a VaiCoop;
- Fornecedores credenciados por uma Cooperativa;
- Administradores e demais titulares de conta.
Não se aplica a sites ou serviços de terceiros acessados a partir da plataforma.
3. Os papéis: quem é o Controlador dos seus dados
Na VaiCoop convivem dois tipos de dado, com responsáveis diferentes.
(a) Dados operacionais do Tenant — dados de Cooperados, frota, transações e faturas de uma Cooperativa. Quem decide quais dados coletar dos associados, por quê e por quanto tempo é a Cooperativa. Quanto a esses dados, a Cooperativa é a Controladora e a VaiSys é a Operadora, tratando-os exclusivamente conforme as instruções da Cooperativa.
(b) Dados que a própria VaiSys decide tratar — dados cadastrais do titular da conta, registros de acesso e segurança, prevenção a fraude e faturamento da licença SaaS. Quanto a esses, a VaiSys é a Controladora.
Na prática, para cada perfil:
| Você é… | Seus dados na plataforma | Controlador | Onde exercer seus direitos |
|---|---|---|---|
| Cooperado | perfil, frota, cartão, faturas e transações próprias | a Cooperativa à qual é associado | primeiro junto à sua Cooperativa; a VaiSys, como Operadora, coopera e encaminha |
| Fornecedor credenciado | perfil, terminais POS, transações e faturas a receber | a Cooperativa que o credenciou | primeiro junto à Cooperativa; a VaiSys coopera como Operadora |
| Cooperativa (gestor) | dados cadastrais da conta, acesso, segurança, faturamento da licença | a VaiSys | diretamente junto à VaiSys |
| Administrador / titular da conta | dados cadastrais e registros de acesso/segurança | a VaiSys | diretamente junto à VaiSys |
4. Quais dados tratamos
4.1 Dados de cadastro do usuário da plataforma
| Dado | Finalidade |
|---|---|
| Nome completo | Identificação e exibição na interface |
| CPF | Identificação única do usuário |
| Inscrição Estadual (quando aplicável) | Identificação fiscal de fornecedores |
| Data de nascimento | Verificação de elegibilidade |
| Nome de usuário (username) | Login e identificação |
| Comunicação, recuperação de senha, notificações | |
| Telefone | Contato e autenticação |
| Senha (hash Argon2id) | Autenticação — nunca armazenada em texto claro |
4.2 Dados do Cooperado (geridos pela Cooperativa)
| Dado | Finalidade |
|---|---|
| Nome, CPF, RG | Identificação civil |
| Data de nascimento | Verificação e cálculos de elegibilidade |
| Telefone(s) e e-mail | Comunicação |
| Cota capital | Gestão cooperativa |
| Limite de crédito | Controle de transações |
| Dia de fechamento mensal | Geração automática de fatura |
| Parcelas máximas configuradas | Regras de transação |
| Dados bancários (agência, conta, PIX) | Liquidação financeira |
4.3 Dados de veículos (frota do Cooperado)
| Dado | Finalidade |
|---|---|
| Placa, RENAVAM, chassi, série | Identificação legal do veículo |
| Marca/modelo (referência FIPE), ano | Catalogação |
| Quilometragem, cor, transmissão, combustível | Gestão de frota |
| Acessórios, equipamentos, danos registrados | Auditoria e controle patrimonial |
Dados de veículo não são, por si, dados pessoais — mas, quando associados ao Cooperado titular, recebem o mesmo cuidado.
4.4 Dados de cartão do Cooperado
| Dado | Finalidade |
|---|---|
| Código identificador do cartão | Operação e rastreabilidade de transações |
| Data de expiração | Controle de validade |
| Senha (hash Argon2id) | Autenticação no POS |
| Limite de crédito e categorias autorizadas | Regras de uso |
| Status (ativo/bloqueado) | Controle de acesso |
4.5 Dados do Fornecedor
| Dado | Finalidade |
|---|---|
| Razão social / nome, CPF ou CNPJ | Identificação legal |
| Nome de contato, telefone, e-mail | Comunicação |
| Categoria principal de produtos | Configuração de regras |
| Endereço completo (CEP, rua, número, bairro, cidade, estado) | Cadastro e localização |
| Dados bancários (agência, conta, PIX) | Liquidação de faturas |
4.6 Dados de transações
| Dado | Finalidade |
|---|---|
| Valor, data/hora, número de parcelas | Registro contábil |
| Cooperado, cartão, fornecedor e veículo envolvidos | Rastreabilidade |
| Categoria do produto | Auditoria e relatórios |
| Status (normal/cancelada) e motivo de cancelamento | Controle operacional |
4.7 Dados de acesso e segurança
| Dado | Finalidade |
|---|---|
| ID de sessão | Controle de autenticação |
| Endereço IP | Segurança e prevenção a fraude |
| User-agent (navegador/dispositivo) | Diagnóstico técnico e segurança |
| Timestamps de criação/expiração da sessão | Gestão de sessão |
| Tentativas de login (sucesso/falha, IP, horário) | Detecção de acesso não autorizado |
4.8 Dados de dispositivos POS
| Dado | Finalidade |
|---|---|
| Código do dispositivo e número de série | Identificação e controle |
| Modelo do terminal | Suporte técnico |
| Fornecedor associado | Vínculo operacional |
| Status ativo/inativo | Controle de acesso |
4.9 Dados consultados mas não armazenados isoladamente
- CEP: consulta em tempo real a um serviço público de consulta de endereços, para autopreenchimento — não armazenado de forma isolada. (Uma consulta de CEP isolada não identifica uma pessoa; por isso não constitui compartilhamento de dado pessoal.)
- Tabela FIPE: referência de veículos — dado público, não pessoal.
- IBGE (cidades/estados): dado público, não pessoal.
Sobre dados financeiros — não são "dados sensíveis". Na LGPD, dado pessoal sensível é uma lista fechada (origem racial/étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico — art. 5º, II). Nenhum dado tratado pela VaiCoop é sensível nesse sentido. Isso dispensa o tratamento reforçado do art. 11.
A plataforma não faz análise nem scoring de crédito — apenas aplica o limite definido pela Cooperativa. Logo, não há decisão automatizada relevante a declarar (art. 20).
5. Como coletamos os dados
- Diretamente do titular — ao se cadastrar, aceitar convite, preencher perfil, vincular veículos, cartões, contas bancárias ou contatos.
- Automaticamente — logs de sessão, IP, user-agent, timestamps e tentativas de login, gerados no uso da plataforma; e cookies de sessão necessários (Cláusula 13).
- Via terminal POS — dados de transação capturados no momento da operação de cartão.
- Via convite — quando um gestor da Cooperativa cadastra um usuário, seus dados básicos são inseridos pelo convidante antes do aceite.
6. Finalidades e bases legais
| Finalidade | Dados envolvidos | Base legal (LGPD, art. 7º) |
|---|---|---|
| Prestação dos serviços da plataforma | Cadastro, transações, frota, cartões | Execução de contrato (V) |
| Faturamento e liquidação financeira | Transações, contas bancárias, faturas | Execução de contrato (V); obrigação legal/fiscal (II) |
| Autenticação e controle de acesso | Credenciais, sessões, tentativas de login | Execução de contrato (V); legítimo interesse (IX) |
| Prevenção a fraudes e segurança | Logs, sessões, IP | Legítimo interesse (IX) |
| Cumprimento de obrigações legais e regulatórias | Dados fiscais, contábeis, transações | Obrigação legal (II) |
| Auditoria e trilha de alterações | Entidades auditadas | Obrigação legal (II); legítimo interesse (IX) |
| Geração de relatórios (XLSX) | Transações, faturas | Execução de contrato (V) |
| E-mail transacional (recuperação de senha, convites) | E-mail, nome | Execução de contrato (V) |
| Suporte técnico e diagnóstico | Logs, dados de dispositivo | Legítimo interesse (IX) |
| Monitoramento de erros e observabilidade | Dados técnicos de erro e telemetria (podem incluir IP e identificadores) | Legítimo interesse (IX) |
7. Com quem compartilhamos os dados
A VaiSys não vende, não aluga e não comercializa dados pessoais. Compartilhamento apenas nas hipóteses abaixo.
7.1 Entre usuários do mesmo Tenant
Dados de cooperados, fornecedores e transações são visíveis, dentro da mesma Cooperativa, aos usuários com permissão adequada. Não há compartilhamento entre Tenants distintos.
7.2 Prestadores de serviço (sub-operadores) da VaiSys
| Prestador | Dados | Finalidade | Localização |
|---|---|---|---|
| Provedor de hospedagem | dados da plataforma armazenados | hospedagem | UE (França) |
| Provedor de e-mail | e-mail, nome | envio de e-mail (recuperação de senha, convites) | UE |
| Ferramenta de monitoramento de erros | dados técnicos de erro e telemetria (podem incluir dados pessoais, como IP e identificadores) | monitoramento de erros e observabilidade | UE |
A observabilidade utiliza um padrão aberto de instrumentação, cuja telemetria é enviada à ferramenta de monitoramento de erros. Todos os prestadores são contratados com cláusulas de proteção de dados (DPA) compatíveis com a LGPD. As consultas de CEP utilizam um serviço público de consulta de endereços (Cláusula 4.9) — como uma consulta de CEP isolada não identifica uma pessoa, não constitui compartilhamento de dado pessoal.
7.3 Obrigação legal ou ordem judicial
A VaiSys poderá compartilhar dados mediante determinação judicial, administrativa ou requisição de autoridade competente, nos limites do estritamente necessário.
8. Transferência internacional de dados
A plataforma e os sub-operadores que apoiam o serviço — hospedagem, envio de e-mail e monitoramento de erros/observabilidade — processam dados na União Europeia. Há, portanto, transferência internacional de dados pessoais, integralmente destinada à União Europeia.
Essa transferência é lícita porque a ANPD reconheceu a União Europeia como organismo internacional com nível adequado de proteção de dados, pela Resolução CD/ANPD nº 32, de 26 de janeiro de 2026, no marco da Resolução CD/ANPD nº 19/2024. A decisão de adequação dispensa cláusulas-padrão contratuais ou outros mecanismos adicionais para transferências à UE. Como reforço, os DPAs dos fornecedores incorporam as cláusulas-padrão da UE (EU SCCs).
9. Retenção e eliminação de dados
Enquanto o contrato da Cooperativa está vigente, os dados são mantidos para a prestação do serviço. A desativação de um cooperado, fornecedor ou usuário dentro de um Tenant ativo é feita por exclusão lógica (soft delete) — o registro é marcado como inativo, conforme as regras da Cooperativa (Controladora), a quem cabe decidir sobre a eliminação definitiva. Logs e registros de acesso (sessões, tentativas de login) são mantidos durante a vigência pelo período necessário às finalidades de segurança e auditoria.
Ao encerramento do contrato da Cooperativa:
- a Cooperativa pode exportar todos os dados do seu ambiente (portabilidade — em XLSX e demais formatos disponíveis); e
- em seguida, a VaiSys elimina os dados operacionais daquele Tenant e deixa de retê-los. A VaiSys não mantém os dados da Cooperativa nem do seu ambiente após o encerramento.
Exceção — registros próprios da VaiSys. Como qualquer empresa, a VaiSys mantém seus próprios registros fiscais e contábeis da relação comercial (por exemplo, as notas fiscais emitidas pela licença SaaS e os respectivos lançamentos), que contêm a identificação da Cooperativa contratante e os valores cobrados. Esses registros — em que a VaiSys é a Controladora (Cláusula 3, item "b") — são guardados pelos prazos legais aplicáveis à VaiSys e não se confundem com os dados operacionais do ambiente da Cooperativa (cooperados, transações, frota), que são eliminados conforme acima.
10. Segurança dos dados
A VaiSys adota medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda, alteração ou divulgação indevida:
- Senhas com hash Argon2id — sem acesso à senha em texto claro;
- Tráfego cifrado (TLS) em todas as comunicações;
- Isolamento por Tenant — cada Cooperativa opera em schema PostgreSQL dedicado, sem acesso aos dados de outra Cooperativa;
- Controle de acesso por papel — permissões configuráveis pelo gestor da Cooperativa;
- Limitação de tentativas (rate limiting) e bloqueio temporário após múltiplas tentativas inválidas;
- Trilha de auditoria das ações relevantes (autor, data/hora, valor anterior);
- Tokens de recuperação de senha de uso único, válidos por 24 horas;
- Cookies de sessão HTTP-only;
- Rotinas de backup e recuperação.
Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco relevante aos titulares, a VaiSys notificará os titulares afetados e, quando aplicável, a ANPD, nos termos da LGPD.
11. Direitos do titular
Conforme os arts. 17 a 22 da LGPD, o titular tem direito a:
| Direito | Como exercer |
|---|---|
| Confirmação da existência de tratamento | solicitação ao canal de privacidade |
| Acesso aos dados | solicitação por e-mail |
| Correção de dados incompletos/inexatos/desatualizados | na própria plataforma (perfil) ou por solicitação |
| Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade | por solicitação; dados sob guarda legal podem ser retidos |
| Portabilidade | exportação em XLSX (faturas, transações) ou por solicitação |
| Eliminação de dados tratados com base em consentimento | onde o consentimento for a base legal |
| Informação sobre compartilhamento com terceiros | detalhado na Cláusula 7 |
| Revogação do consentimento | onde aplicável, a qualquer tempo |
| Oposição a tratamento em desconformidade com a LGPD | por solicitação justificada |
| Revisão de decisões automatizadas | não aplicável (ver Cláusula 4) |
Canal: contato@vaisys.com.br. Prazo de resposta: até 15 dias, contados do recebimento da solicitação; para pedidos complexos ou em grande volume, esse prazo pode ser prorrogado mediante justificativa e comunicação ao titular.
Atenção ao Controlador correto (Cláusula 3): se você é Cooperado ou Fornecedor, os seus dados operacionais têm a sua Cooperativa como Controladora. Solicitações sobre esses dados devem ser dirigidas primeiro à Cooperativa; a VaiSys, como Operadora, coopera para o atendimento. Solicitações da Cooperativa e do titular da conta, sobre dados em que a VaiSys é Controladora, são tratadas diretamente pela VaiSys.
12. Dados de crianças e adolescentes
A VaiCoop destina-se a Cooperativas e a seus membros e fornecedores, maiores de 18 anos. A VaiSys não coleta intencionalmente dados de menores de 18 anos. Identificada a inserção indevida de dados de menor, serão adotadas as medidas para eliminá-los.
13. Cookies e tecnologias de rastreamento
A plataforma utiliza cookies de sessão HTTP-only estritamente necessários para manter a autenticação. Esses cookies não são acessíveis via JavaScript, expiram ao fim da sessão e não são usados para publicidade ou perfilamento.
A VaiCoop não utiliza cookies de terceiros para publicidade.
14. Aplicativo mobile e terminal POS
Aplicativo mobile (Android/iOS)
| Permissão | Finalidade | Obrigatória? |
|---|---|---|
| Câmera | leitura de QR code / documentação, se aplicável | não |
| Notificações push | alertas operacionais | não |
| Armazenamento local | cache de dados | conforme função |
O aplicativo não coleta localização, contatos da agenda, SMS, microfone ou identificadores de publicidade (IDFA/GAID).
Terminal POS
O aplicativo de terminal lê os dados do cartão do Cooperado; transmite a transação de forma cifrada ao servidor; não armazena dados de cartão localmente após a transmissão; e opera com token de curta duração vinculado ao fornecedor autenticado.
15. Alterações desta Política
A VaiSys pode atualizar esta Política. Em alterações materiais, notificará os usuários com pelo menos 30 dias de antecedência, por e-mail e por aviso na plataforma. A continuidade de uso após a vigência implica ciência da nova versão. Cada versão é identificada por número e data, e o histórico fica disponível.
16. Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO)
Conforme o art. 41 da LGPD, a VaiSys designa um Encarregado:
- Nome: Luis Guideti Pelegrini
- E-mail: contato@vaisys.com.br
O Encarregado recebe comunicações dos titulares e da ANPD, presta esclarecimentos e orienta sobre boas práticas de proteção de dados.
17. Legislação aplicável e foro
Regida pela legislação brasileira, em especial a LGPD. Fica eleito o foro da Comarca de Dourados/MS (sede da VaiSys), ressalvado que, caracterizada relação de consumo, o consumidor poderá demandar no foro do seu próprio domicílio, nos termos do Código de Defesa do Consumidor.
18. Contato
Vaisys Desenvolvimento e Licenciamento de Programas de Computador Ltda.
CNPJ: 21.956.517/0001-29
E-mail / canal de privacidade: contato@vaisys.com.br
Encarregado (DPO): Luis Guideti Pelegrini